プロジェクトの振り返りに使える手法と必要なマインドセット。

マインドセット

ビジネスの世界においては、振り返りは必須の作業です。

製薬企業に転職したばかりの時は新鮮な行為でした。

なぜなら、あまり病院ではする機会はないからです。

臨床ではあくまでもガイドラインとエビデンスに従って行動できたか?を考えるだけです。

あの時こうしていれば、あの薬を使っていれば・・・。

そういった振り返りもガイドラインから外れた診療だと次回に生かす状況はありません。

新たなエビデンスの構築に役立つかもしれませんが、思い付きで医療を行っている医師は現代では危険極まりない存在と言えます。

 

しかし会社でのプロジェクトは別です。

プロジェクトの実施にエビデンスがある場合の方が稀です。

したがって振り返り作業をいかに効率よく行い、そして次のアウトプットに繋げれるかどうかは成功の可否に強くつながっています。

 

こんにちは。

製薬企業医師のヒロスケです。

今回は、振り返りの手法についてと、必要なマインドセットについてお話します。

 

振り返りが必要な理由

今更振り返りの理由など説明の必要はないかも知れません。

しかし時々勘違いしている人がいるのも事実です。

勘違いしている人の共通点は、あらさがし責任逃れです。

振り返り作業はあくまでも次に生かすために行うための作業です。

ある研究グループの発表によると日々の振り返りを実践した群と振り返りをしなかった群を比較すると、10日後のパフォーマンスには23%もの差が生じたと言われています。

参照:https://papers.ssrn.com/sol3/papers.cfm?abstract_id=2414478

効果的な振り返りはパフォーマンスの向上に役に立ちます。

振り返りのポイントは?

振り返りはただ漫然と過去を思い出し、反省をする作業ではありません。

  • プロジェクトの目的・目標は何だったのでしょうか?
  • その目的・目標に向かって行った行動はどのようなものだったのでしょうか?

それらを明確化にしたうえで、予想した結果と現実の差異を明確化しましょう。

振り返りのための会議の議長をすることがあります。

私の手順は、この作業を会議の前にメールで出席者に質問しておき、できればクラウドのエクセルシートなどに書き込んでもらいます。

内容を集計して、プレゼン資料にまとめます。

ここで興味深いのは、人によって目標への到達度が異なることです。

そして到達度の満足度によって行動評価が異なります。

満足度の高いスタッフからはポジティブな意見が多く集まります。

満足度の低いスタッフからはネガティブな意見が多く集まります。

これらを一覧にまとめて、継続するべき事と改善するべきことを会議でディスカッションします。

ポジティブな意見もネガティブな意見もどちらも重要ですが、次へのステップに集中することが大切ですので、ネガティブな意見も言い方をポジティブに変換することで、次につなげるディスカッションにしやすくなります。

ネガティブな意見をポジティブに変換するのは、リフレーミングの知識が役に立ちます。

会議で過去に起きたことを列挙していると反省会になってしまうので、会議前に済ませてしまうのがコツです。

プロジェクトの振り返りの手法

振り返りに利用される手法はいくつかあります。

ここでは、PDCAサイクル、TOTEモデル、KPT法を取り上げたいと思います。

PDCAサイクル

P:Plan(計画)、D:Do(実行)、C:Check(評価)、A:Action(改善)

この一連の作業をクルクルと回すので、PDCAサイクルです。

PDCAのポイントは、プロジェクトの初めに具体的なプランニングをしておくことです。

  • 誰が
  • いつ
  • どこで
  • 何を
  • どうする

5W1Hの要素を意識してプランニングすることで、ActionからPlanに戻ってきやすくなります。

T.O.T.Eモデル

ニューロ言語プログラミングで推奨されているのが、T.O.T.Eモデルです。

Test[テスト]- Operate[操作]- Test[テスト]- Exit[出口]

成功するまで試行錯誤を続けるイメージです。

PDCAサイクルよりも短期間で評価と改善を繰り替します。

PDCAサイクルほどPlanに時間をかけずに、とりあえず行動に移ろうというプロジェクトであったり、少人数でのプロジェクトであればT.O.T.Eモデルの方が優れています。

手順としては、ゴールを想像、設定します。

ゴールに到達した自分(もしくはチーム)と現状の差を想像します。

想像した差を埋めるべく作業を行います。

作業の結果得られた状態とゴールを比較します。

足りないものがあれば、再度差を埋める作業を行います。

作業を繰り返す間にゴールに到達します。

これがT.O.T.Eモデルです。

KPT法

KPT法はKeep・Problem・Tryの頭文字をとった言葉です。

チームでの振り返りを行う前に、個々人でするべき作業として活用しています。

  • Keep:上手くできたことや今後も継続していくこと
  • Problem:上手くできなかったことや改善するべきこと、止める必要があるもの
  • Try:今後の計画、行動方針

KPT法をチームで実践すると、Problemに集中してしまう傾向があるため、会議前の個人作業にとどめることをお勧めします。

振り返りに重要なマインドセットとは?

振り返りに重要はのは未来志向です。

  • この改善策で次は成功する。
  • 次はもっとうまくできる。

つまり必要なマインドセットとはポジティブシンキングです。

特にチームリーダーなどの管理職はポジティブシンキングでないと有効な振り返りはできません。

普段有効な振り返りができているからこそ、撤退の決断もできるのです。

そういったリーダーから評価されるスタッフもポジティブシンキングです。

上手くいったことも、上手くいかなかったことも、すべて前に進むための糧にできる人は自然と組織の中で成功します。

またそういった人をリーダーは重用します。

もしあなたが振り返りの時にネガティブなことばかり想像してしまう傾向があるなら、ポジティブシンキングを学び、身につけてください。

ネガティブシンキングに陥りやすい人は以下の記事を参考にしてください。

参考:ネガティブ思考の人はうざいと嫌われる。お勧めの改善方法は?

 

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